Kalkulator wyceny pilotażu

Jak wycenić pilotaż, żeby nie dopłacić do zlecenia

Dwa modele rozliczenia i po co istnieje trzeci

W praktyce branżowej pilotaż rozlicza się na dwa sposoby: za przejechane kilometry albo za dobę pracy pilota. Stawka kilometrowa jest przejrzysta dla zleceniodawcy i dobrze działa na długich trasach, gdzie kolumna faktycznie jedzie. Stawka dobowa broni się tam, gdzie kilometrów jest mało, a czasu dużo — przy transportach z załadunkiem w środku dnia, długimi oczekiwaniami czy przejazdami odcinkami tylko nocą.

Problem pojawia się przy krótkich, ale czasochłonnych zleceniach. Czterdzieści kilometrów przez miasto z manewrowaniem i asystą przy skrzyżowaniach potrafi zająć pilotowi cały dzień. Rozliczone samymi kilometrami to zlecenie po prostu nie pokrywa kosztu dnia pracy. Dlatego wiele firm stosuje trzeci model: wyższa z dwóch wartości. Liczysz obie kwoty i fakturujesz tę większą. Zleceniodawca dostaje jasną zasadę, a Ty przestajesz dopłacać do dnia spędzonego na dwudziestu kilometrach.

Cztery pozycje, o których najczęściej się zapomina

Dojazd i powrót na pusto. To najczęstsza dziura w wycenie. Pilot z Bydgoszczy jadący na załadunek pod Rzeszów przejeżdża kilkaset kilometrów, zanim zacznie się właściwa usługa — i tyle samo z powrotem. Te kilometry kosztują paliwo i czas pracy niezależnie od tego, czy ktoś za nie zapłaci. Zwykle rozlicza się je niższą stawką niż jazdę pod eskortą, ale rozlicza się, a nie pomija.

Przestoje i oczekiwanie. Transport ponadnormatywny czeka: na zezwolenie, na przejazd przez wiadukt, na energetyków przy podnoszeniu linii, na policję. Jeśli w umowie nie ma stawki za godzinę przestoju, każde takie oczekiwanie zjada Twoją marżę. Warto zapisać próg — na przykład że postój dłuższy niż dwie godziny uruchamia stawkę godzinową.

Noclegi i diety. Przy transportach wieloetapowych pilot nocuje w trasie. Nocleg i wyżywienie to realny koszt, który albo wliczasz w stawkę dobową, albo fakturujesz osobno — ale musi być gdzieś ujęty świadomie, a nie odkrywany przy zamykaniu miesiąca.

Drugi pilot i eskorta. Przy większych gabarytach jeden pojazd pilotujący nie wystarczy. Jeśli wyceniasz „za trasę", a potem okazuje się, że potrzeba dwóch pilotów, cała kalkulacja idzie do kosza. Dlatego w kalkulatorze powyżej liczba pilotów jest osobnym mnożnikiem — pozwala od razu zobaczyć, jak zmienia się kwota.

Dlaczego wycena rozjeżdża się z fakturą

Nawet dobrze policzona wycena potrafi się nie zgadzać z tym, co ostatecznie fakturujesz. Przyczyna zwykle nie leży w kalkulacji, tylko w danych: kilometry z faktury biorą się z karty pilotażowej, a karta wraca do biura po tygodniu, wypełniona długopisem na kolanie. Ktoś odczytuje z niej „417 albo 447", ktoś inny przepisuje do arkusza, a przy sporze ze zleceniodawcą nie ma czym udowodnić przebiegu trasy.

Druga typowa przyczyna to postoje notowane z pamięci. Pilot wieczorem odtwarza dzień i zapisuje „ok. 40 minut oczekiwania" zamiast faktycznych godzin od–do. Przy stawce za przestój to bezpośrednia strata, a przy sporze — brak dowodu.

Dlatego wycena i rozliczenie powinny opierać się na tych samych danych. Jeśli karta jest wypełniana cyfrowo w trakcie przejazdu, kilometry i czasy postojów trafiają do rozliczenia dokładnie takie, jakie były — razem ze znacznikiem czasu i podpisem kierowcy złożonym na miejscu, a nie „doniesionym".

Zanim wyślesz wycenę

Sprawdź trzy rzeczy: czy uwzględniłeś dojazd i powrót, czy masz zapisaną zasadę na wypadek przestoju oraz czy liczba pilotów wynika z gabarytów, a nie z założenia. To trzy najczęstsze powody, dla których zlecenie wygląda na rentowne w wycenie, a nie jest w rozliczeniu.

Kalkulator powyżej rozbija kwotę na pozycje właśnie po to, żeby te braki było widać przed wysłaniem maila, a nie po zamknięciu miesiąca.